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        體系試運行的5大常見問題!

        2020-01-04 10:27:11

           整理出體系試運行期間企業5大常見問題與大家分享。

          一:怎么開始試運行?試運行期間我們要做什么???

          體系文件經過管理層的審批再發布實施,體系文件生效后,知識產權管理體系就進入試運行階段了。在試運行期間,各部門主要是按照發布的手冊、程序文件的規定執行,當有相應的活動發生時,填寫記錄表單并歸檔保存。例如,在試運行期間,研發部有新立項,就需要按照文件的規定對該項目涉及的知識產權信息進行分析,并填寫在立項報告中,形成記錄。

          二:之前沒有填寫過這些記錄文件,不會填寫?

          在輔導貫標期間,有很多企業提到之前沒有填寫過類似的記錄表單,不懂得如何填寫。其實,在體系發布運行前,輔導機構通常會召集企業各部門人員進行宣貫,宣貫的目的是指導企業如何運行整套體系文件以及填寫記錄。所以,企業員工應當積極參與培訓,認真聽課,遇到不理解的需要及時提出。如果運行期間存在疑惑,應當及時聯系輔導機構,進行溝通和咨詢,使體系進行有效運行。

          三:管理體系文件中涉及的活動(例如企業重組)我們沒有發生,需要填寫記錄嗎?會不會影響審核的?

          在試運行期間,我們經常會收到企業反饋,有些活動我們都沒有發生,需不需要填寫,沒有這部分的活動會影響審核嗎?在前文中我們就提到,試運行的目的是為了檢驗體系運行過程的有效性和適宜性,查看企業是否全面落實手冊、程序文件和記錄文件的要求和規定。假如企業在試運行期間,有些活動沒有發生,沒有相應的記錄,在審核原則上應判定為運行不充分延長運行,但是現行標準的部分條款(投融資、企業重組、標準化、聯盟及相關組織)可視企業實際情況改為觀察,在試運行期間沒有發生該部分條款的活動,外審老師也不會因此而判定企業運行不充分。

          四:試運行期間發現體系文件與實際不符合,能修改嗎?

          如前所述,試運行目的是為了檢驗體系運行過程的有效性和適宜性。當理想與現實發生沖突時,應當根據實際情況,適當地修改體系文件,使之既符合企業的實際需求,又能滿足國標的要求。在修改體系文件的時候,要按照文控程序執行,并注意保留相關記錄。

          五:試運行結束后,接下來就是外審認證嗎?

          試運行結束后,企業需要進行一次內部審核,審核目的是分析企業知識產權管理體系的執行和運行情況,并且核查企業貫徹實施的效果,找出薄弱環節,分析原因并糾正,從而提高企業知識產權管理水平。內審結束后,還需要進行一次管理評審,把內審的結果,體系運行情況上報管理層,讓管理層判定整個體系是否充分、有效運行,是否適合公司發展,是否需要進行調整或者配備其他資源。通過企業內部審核與管理評審后,企業基本可以準備申請認證。

          綜上,貫標試運行期是企業檢查和調整知識產權體系文件應用情況的關鍵時期,為保證日后體系在企業能夠良好運作,企業管理者和全部員工應重視試運行階段,并根據企業實際情況和需求,適時調整體系文件。

          總之,體系試運行階段不可小覷,請企業務必重視喲!

        體系試運行

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